SamFM intègre un ensemble de fonctionnalités et de modules destinés à améliorer la gestion des services aux occupants. Dans cette optique, SamFM sert de plateforme de communication en vue d’une interaction sereine et plus efficace entre les gestionnaires et les occupants. Demandes d’Intervention/ Requêtes de servicesCe module Demande d’Intervention permet aux occupants des bâtiments de créer eux-mêmes leurs demandes d’intervention (ou requêtes de services) via le web et d’en suivre l’avancement présente de nombreux avantages dont :
- Une plus grande productivité des équipes de maintenance,
- Une valorisation du travail des équipes techniques.
Le formulaire de demande est préalablement défini par l’administrateur et oriente la création de la demande pour que celle-ci soit la plus précise et la plus complète possible (domaines d’intervention prédéfinis, libellés types, champs obligatoires,…). La saisie intuitive permet d’ailleurs au demandeur de ne passer que quelques instants à créer sa demande.
Avec des demandes précises ne laissant pas de place à l’interprétation et une détection des redondances efficace, le traitement des demandes gagne en réactivité. Le traitement accordé à la demande est visible par le demandeur qui peut ainsi apprécier le service rendu par les équipes techniques.
De plus, la gestion poussée des codes d’accès dans SamFM permet non seulement d’identifier et de localiser automatiquement le demandeur mais également de déterminer les informations qu’il peut consulter. AnnuaireSamFM intègre un annuaire qui se décompose en deux parties :
- L’Annuaire interne, avec des données accessibles par listes ou par service
- L’Annuaire entreprise avec des données accessiblespar contacts ou par entreprises
Dans l’Annuaire interne, la liste des services peut être gérée sur 3 niveaux hiérarchiques (Entité juridique - Site/Filiale – Service) pour permettre la diffusion des informations par service ou groupement de services.
Pour contribuer à sa simplicité d’utilisation, l’Annuaire intègre également une fonction de recherche multicritères. Salles de RéunionSamFM propose un module pour la réservation de salles de réunion particulièrement convivial avec des critères de confidentialité élevés.
En plus de la réservation de salle, le module permet de choisir un ensemble de prestations et de faire le lien avec l’annuaire pour l’inscription des participants.
Les caractéristiques de ce module sont :
- La mise à disposition d’un catalogue de salles,
- La gestion des disponibilités, de la capacité et des configurations de chaque salle,
- La prise en compte des salles modulables : si un espace d’une salle modulable est réservé, cette dernière devient automatiquement indisponible,
- Une gestion souple des plages horaires (par ¼ d’heure, ½ heure, heure…),
- La saisie et la gestion des réservations sur plusieurs jours ou cycliques,
- La réservation de prestations diverses (restauration, nettoyage...) et d’équipements disponibles (vidéo projecteur, connexion réseau, ordinateurs…), avec envoi d’e-mails aux prestataires concernés,
- La convocation des participants, inscrits ou non dans le module Annuaire et attribution de rôle (animateur, organisateur, participant…).
Grâce à une recherche multicritères en fonction de la disponibilité des espaces (capacité, équipement, configuration et prestation) mais aussi des réservations existantes ou encore des réservations annulées, SamFM permet à l’utilisateur de trouver facilement la salle appropriée à ses besoins.
Enfin, il est possible de soumettre les réservations de salles à la validation d’un gestionnaire. Accueil des visiteursAvec le module Accueil visiteurs, SamFM contribue à diffuser une image valorisante de votre entreprise tout en garantissant la sécurité des accès aux édifices. Ce module permet de :
- Informer le personnel de la réception des visites prévues,
- Orienter plus aisément les visiteurs vers leurs lieux de rendez-vous,
- Préparer les cartes d’accès et autorisations,
- Visualiser à tout moment la liste des visiteurs présents et suivre les entrées et les sorties.
Liée au module Salle de Réunion, cette fonctionnalité permet, lors de la réservation d’un espace, d’inscrire une nouvelle visite afin de prévenir automatiquement le personnel d’accueil. Enquête de Satisfaction Cette fonctionnalité dans SamFM permet d’évaluer le niveau de satisfaction des occupants quant à la réalisation de leurs demandes de services, en réalisant des sondages par email. Les statistiques ainsi obtenues permettent de conforter la qualité du service à la clientèle ou de prendre les mesures correctives le cas échéant.
SamFM calcule et actualise les résultats automatiquement sous forme graphique à mesure que les réponses sont reçues. Les statistiques sont consultables directement dans SamFM. CommunicationCette fonctionnalité comprend plusieurs thèmes : Informations
SamFM permet de mettre en ligne toute information liée à la vie de votre immeuble (lettres d’information, accès aux différents services internes, consignes,…) et lien vers des services extérieurs (location de voitures, voyages d'affaires, salle d’entraînement, trafic routier…).
MySamFM
C’est un écran d’accueil permettant de personnaliser sa page de menu et d’avoir accès à ses propres indicateurs actualisés en temps réel.
Alertes et communication
SamFM permet aux utilisateurs de communiquer via une messagerie interne au logiciel, d’obtenir des rappels sur les interventions à réaliser et des alertes sur les fins de contrats… | |
