Qui n’a pas rêvé d’un outil aussi simple ? Et d’une logistique optimale pour réserver une salle pour 18 personnes en configuration séminaire avec petit déjeuner, repas, projecteur, internet haute vitesse… ?
La réservation des salles de réunion s’effectue directement sur le portail SuiteFM selon deux modes :

Le demandeur lance une recherche multicritères (capacité, équipement, configuration et prestation) pour sélectionner la salle disponible la plus appropriée au type de réunion.

Le demandeur visualise le planning et les disponibilités au quart d’heure près, par jour, mois ou par salle. Il peut : - - - - - déterminer sa réservation à une date ponctuelle, sur plusieurs jours, de façon cyclique et/ou à date fixe (tous les 1ers lundi du mois, tous les 2 jours,...). définir le type de réunion (commerciale, formation, fournisseurs, conseil d’administration,...). choisir une salle dans un catalogue selon la capacité d’accueil et les configurations, sélectionner des prestations (restauration, décoration,…) sur catalogue, demander des équipements (projecteur, ordinateurs, intenet haute vitesse) sur catalogue. A l'issue, le demandeur sélectionne les participants dans la base de données annuaire ou contacts extérieurs ou librement.

SALLE DE REUNION envoie automatiquement des emails à chaque destinataire (le demandeur pour confirmation, les participants pour invitation, les prestataires en fonction des prestations commandées,…). SuiteFM fait notamment un lien direct entre les modules SALLE DE REUNION et ACCUEIL VISITEURS pour l'accueil des participants externes à une réunion.

SALLE DE REUNION s'adapte au mode de gestion de l’entreprise: réservation directe ou par confirmation, confidentialité des informations par salle, service ou société.